Introducción

O&K Print Watch es una solución para el control de impresión muy fácil de usar. El programa permite el monitoreo y control centralizados de toda la actividad de impresión en los servidores de impresión en Windows NT/2000/ XP /2003 Server. Maneje trabajos de impresión en la cola. Utilice las operaciones siguientes: Pausa, Reanudar, Cancelar, Reiniciar. El programa puede controlar tantas impresoras a la vez cuantos necesite. Sus clientes pueden tener cualquier sistema operativo en los ordenadores, el contador de páginas de alta precisión convierte O&K Print Watch en la mejor solución para gestionar sus trabajos de impresión. Obtenga la información siguiente acerca de cada trabajo de impresión:

• Nombre del usuario que creó el trabajo
• Nombre del ordenador donde fue iniciado el trabajo de impresión
• Información sobre la fecha y hora
• Número exacto de páginas y copias del trabajo de impresión
• Número de bytes del trabajo de impresión
• Tamaño del papel
• Modo de color usado para imprimir
• Información sobre el modo de doble cara: impresión en una cara o en ambas

La información sobre trabajos de impresión puede ser guardada y después visualizada en un informe. Los informes incluyen los trabajos de impresión en un ordenador particular, trabajos de impresión creados por un usuario particular e información sobre todos los usuarios en todos los ordenadores. Es posible eliminar la información seleccionada, si ya no la necesita. Puede eliminar tanto entradas individuales seleccionadas como bloques de informes seleccionados según un criterio.

O&K Print Watch le proporciona un control total de la cola de impresión para todas las impresoras locales. El programa le da la posibilidad de personalizar los colores para identificar grupos diferentes de impresoras (por ejemplo, usted puede establecer que los impresores donde ocurrió un error, se visualicen en color rojo). Puede manejar los trabajos de impresión en la cola con ayuda del comando conveniente (Pausa, Reanudar, Cancelar y Reiniciar se soportan). Además, O&K Print Watch le permite elegir la impresora predeterminada con un solo clic.

O&K Print Watch es un programa muy fácil de usar que le permite saber quiénes usan sus impresoras, cuántas páginas ellos imprimen, cuándo y qué exactamente imprimen en su impresora.

Funcionalidades

• Detección del número exacto de las páginas que se imprimen (en caso de imprimir de los ordenadores que funcionan bajo DOS, Windows 3.11 / 95 / 98 / Me / NT / 2000 / XP)
• Lenguajes de control de impresora soportados:

  PCL® (versión 3, 4, 5, 5E, 5C, 6)

  POSTSCRIPT® (nivel 2 y 3)

  ESC/P®, ESC/P2®, 9-Pin ESC/P®, FX®

  Zj-Stream Zenographics®

  ZIMF Zenographics®

  CPCA Canon®

  BJL with Raster Mode Canon®

  ESC/PAGE, ESC/COLOR Epson®

• Control remoto de cada servidor de impresión en la red
• Prohibición y pausa del trabajo de impresión de un usuario.
• Posibilidad de guardar los datos sobre trabajos de impresión en el formato popular de datos Microsoft® Access
• El entorno conveniente para crear y ver los informes
• Sistema de cobro por impresión que permite establecer costes diferentes para cada impresora
• Mecanismo flexible para eliminar la información sobre trabajos de impresión de la base de datos
• Control total de la cola de impresión
• Ejecución del monitor de impresión como servicio de Windows NT/2000/XP/2003
• Exportación de informes a HTML y MS Excel

Requisitos del sistema

• Ordenador con Windows NT/2000/XP/2003 Server
• 3 Mb de espacio libre en el disco duro
• Impresora que soporta uno de los lenguajes siguientes de control de impresora: PCL® (versión 3, 4, 5, 5E, 5C, 6), POSTSCRIPT® (nivel 2 y 3), ESC/P®, ESC/P2®, 9-Pin ESC/P® o FX®, CPCA, BJL, ZJ-Stream, ZIMF. ESC/PAGE, ESC/COLOR
• Componentes de Microsoft Data Access de la versión 2.7 o posterior.
• Sistemas con NT 4.0 requieren shell32.dll de la versión 4.71 o posterior. Para obtener la última versión debe instalar Internet Explorer 4.0 o posterior con Active Desktop.

Instalación

• Descargue el archivo prnwatch.zip, que contiene el programa de instalación - setup.exe
• Inicie la sesión con los derechos de administrador en Windows NT/2000/XP que está instalado en el ordenador conectado a la(s) impresora(s) necesaria(s)
• Salga de todos los programas.
• Ejecute setup.exe y siga las instrucciones que aparecerán en la pantalla
• NOTA para usuarios de Windows NT 4.0

Si usa Windows NT 4.0, necesitará los siguientes componentes de software instalados en su sistema:

• Componentes de Microsoft Data Access de la versión 2.7 o posterior están disponibles para la descarga en http://www.microsoft.com/data/download.htm. Descargue mdac_typ.exe y ejecútelo para instalar los componentes de Microsoft® Data Access.
• Controlador Microsoft Access ODBC está disponible para la descarga en http://www.microsoft.com/data/download.htm. Descargue Jet40Sp3_Comp.exe y ejecútelo para instalar el controlador de Microsoft® Access ODBC.
• Shell32.dll de la versión 4.71 o posterior. Para obtener la última versión debe instalar Internet Explorer 4.0 o posterior con Active Desktop.

1. Servicio O&K Print Watch es el servicio a instalar en el servidor de impresión para interceptar toda la actividad de impresión, guardarla en la base de datos y controlar el servidor de impresión.
2. Programa de control es la interfaz de usuario para visualizar las estadísticas de la impresora y controlar el servidor de impresión.

Desinstalación

• Haga doble clic en el icono "Agregar o quitar programas" en el Panel de Control de Windows.
• Seleccione O&K Print Watch en la lista de los programas instalados y haga clic en el botón Cambiar/Quitar. Siga las instrucciones que aparecerán en la pantalla

Inicio rápido

Esta sección le ayudará a empezar a usar O&K Print Watch lo más pronto posible sin ningún tipo de problemas. Siga estos pasos simples y podrá configurar y ejecutar todo en unos segundos:

Puede establecer la contraseña de inicio del programa. Para hacerlo vaya al menú Herramientas-> Contraseña. Para ejecutar el programa la próxima vez tendrá que introducir la contraseña.

• Inicie la sesión en Windows NT/2000/XP/2003 Server con derechos de administrador
• Ejecute O&K Print Watch
• Vaya al menú Archivo->Añadir servidor de impresión o haga clic en el botón de la barra de herramientas.
  Introduzca el nombre del servidor de impresión (por ejemplo, MI-SERVIDOR) en la caja de diálogo o haga clic en el botón Seleccionar para seleccionar un servidor en sus sitios de red. Una vez añadido el servidor de impresión, el icono en el árbol izquierdo de Programa de Control de O&K Print Watch indicará su estado.

  Este icono indica un servidor de impresión con el Servicio O&K Print Watch que está funcionando.

  
  

  Este icono indica un servidor de impresión donde el Servicio O&K Print Watch no está instalado o ejecutado, o cuando es imposible conectarse al servidor de impresión. Programa de Control mostrará una caja de diálogo con un mensaje de error detallado si no puede conectarse al servidor de impresión.

  
  

• Vaya al menú Impresora->Añadir impresora o haga clic en el botón de la barra de herramientas, aparecerá una ventana con la lista de todas las impresoras instaladas LOCALMENTE en el servidor de impresión seleccionado que todavía no están monitoreadas.
• Seleccione las impresoras que desea controlar. Al hacerlo, podrá ver toda la información sobre las especificaciones y datos estadísticos acerca de los trabajos de impresión de la(s) impresora(s). Repita este paso para agregar al gestor de la cola de impresión de O&K Print Watch tantas impresoras a monitorear simultáneamente cuantas necesite

  Una vez ejecutado el servicio O&K Print Watch, usted empezará a recibir la información sobre los trabajos de impresión. Para obtener la información sobre los trabajos de impresión, seleccione la impresora en el panel izquierdo del árbol de impresoras.

  Para cesar el monitoreo de un cierto servidor de impresión, use el menú: Archivo->Quitar servidor de impresión.

  Para cesar el monitoreo de una impresora seleccione su icono en el panel izquierdo del árbol de impresoras y luego seleccione Impresora->Quitar impresora en el menú principal.

NOTA: Si la impresora dispone de su propia interfaz de red, los trabajos de impresión iniciados en el ordenador donde está instalada (Impresión Microsoft® TCP/IP, puerto LPR) no se tomarán en consideración a la hora de generar la información sobre la cola de impresión.

NOTA: Para que las páginas y copias impresas se cuenten correctamente, tiene que instalar la impresora como una impresora local en el mismo servidor donde O&K Print Watch está instalado. Además, debe indicar el puerto MS Standard TCP\IP con la dirección IP de la impresora como el puerto de la impresora, o el puerto JetDirect para un servidor de impresión de red. Cada usuario debe conectarse a la impresora mediante el servidor de impresión - \\NombreDeServidor\NombreDeImpresora. En este caso el número de las páginas para cada usuario será calculado correctamente.

Informes

O&K Print Watch es capaz de crear diferentes informes sobre la actividad de impresión, tales como el informe sobre el número total de trabajos de impresión en un ordenador particular durante un período de tiempo determinado, el informe sobre el número total de trabajos de impresión creados por un usuario particular durante un período de tiempo determinado y el informe sobre el número total de trabajos de impresión de todos los usuarios en todos los ordenadores durante un período de tiempo determinado.

• El informe sobre los documentos impresos en una impresora determinada - para crear este informe seleccione la impresora necesaria en el panel izquierdo del árbol de impresoras. El informe será mostrado enseguida en el panel derecho de la ventana principal. Este informe contiene los campos siguientes:
  1. Usuario - nombre del usuario qué creó el trabajo de impresión
  2. Ordenador - nombre del ordenador que inició el trabajo de impresión
  3. Documento - nombre del documento impreso
  4. Páginas - número de páginas en el trabajo de impresión
  5. Coste - coste del trabajo de impresión
  6. Tamaño - número de bytes en el trabajo de impresión
  7. Fecha - fecha y hora a la que el trabajo de impresión fue iniciado
  8. Tamaño del papel - tamaño del papel para el trabajo de impresión
  9. Color - modo de color usado para imprimir
  10. Doble cara - información sobre el modo de doble cara: impresión en una cara o en ambas

• El informe sobre los documentos impresos por un usuario particular - para crear este informe expanda el icono de la impresora en el panel izquierdo del árbol de impresoras y seleccione el usuario. El informe será mostrado enseguida en el panel derecho de la ventana principal. Este informe contiene los campos siguientes:

1. Ordenador - nombre del ordenador que inició el trabajo de impresión
2. Documento - nombre del documento impreso
3. Páginas - número de páginas en el trabajo de impresión
4. Tamaño - número de bytes en el trabajo de impresión
5. Coste - coste del trabajo de impresión
6. Fecha - fecha y hora a la que el trabajo de impresión fue iniciado
7. Tamaño del papel - tamaño del papel para el trabajo de impresión
8. Color - modo de color usado para imprimir
9. Doble cara - información sobre el modo de doble cara: impresión en una cara o en ambas

• El informe sobre los documentos impresos en un ordenador particular - para crear este informe expanda el icono de la impresora en el panel izquierdo del árbol de impresoras y seleccione el ordenador. El informe será mostrado enseguida en el panel derecho de la ventana principal. Este informe contiene los campos siguientes:
  1. Usuario - nombre del usuario qué creó el trabajo de impresión
  2. Documento - nombre del documento impreso
  3. Páginas - número de páginas en el trabajo de impresión
  4. Coste - coste del trabajo de impresión
  5. Tamaño - número de bytes en el trabajo de impresión
  6. Fecha - fecha y hora a la que el trabajo de impresión fue iniciado
  7. Tamaño del papel - tamaño del papel para el trabajo de impresión
  8. Color - modo de color usado para imprimir
  9. Doble cara - información sobre el modo de doble cara: impresión en una cara o en ambas

• El informe sobre el número total de documentos impresos - para crear este informe expanda el icono de la impresora en el panel izquierdo del árbol de impresoras y seleccione ordenadores o usuarios. El informe será mostrado enseguida en el panel derecho de la ventana principal. Este informe contiene los campos siguientes:
  1. Usuario u Ordenador - nombre del ordenador que inició el trabajo de impresión o nombre del usuario qué creó el trabajo de impresión
  2. Cantidad - número total de documentos impresos
  3. Páginas - número total de páginas en todos los documentos impresos
  4. Coste - coste total de todos los documentos impresos
  5. Tamaño - número total de bytes en todos los documentos impresos
  6. Tamaño del papel - tamaño del papel para este trabajo de impresión
  7. Color - modo de color usado para imprimir
  8. Doble cara - información sobre el modo de doble cara: impresión en una cara o en ambas

  Para actualizar un informe seleccione Ver->Actualizar en el menú principal o haga clic en el botón de la barra de herramientas.

  Cada informe puede ser ordenado por columnas. Para ordenar un informe haga clic en el encabezamiento de la columna según la cual desea ordenar el informe.

  Para encontrar una cadena de texto en un informe, seleccione Editar->Buscar en el menú principal o haga clic en el botón de la barra de herramientas.

Para imprimir un informe seleccione Archivo->Imprimir en el menú principal o haga clic en el botón de la barra de herramientas.
Para visualizar la vista preliminar del informe antes de imprimir seleccione Archivo->Vista preliminar en el menú principal o haga clic en el botón de la barra de herramientas.

Todos los informes incluyen las últimas 500 entradas por defecto. Para cambiar el valor de este parámetro seleccione el elemento que le interesa (impresora, usuario u ordenador) en el panel izquierdo del árbol de impresoras y haga clic con el botón derecho. Seleccione Configuración de informe en el menú emergente que aparecerá.

Seleccione el período de tiempo, para cual desea ver el informe, y el número máximo de entradas que serán mostradas en el informe.
Nota: el período de tiempo del informe no se guarda y será anulado cuando O&K Print Watch vuelva a ser ejecutado.

Gráficos

1. Fecha de inicio - establecer la fecha de inicio del período del informe.
2. Fecha de fin - establecer la fecha de fin del período del informe.
3. Mostrar leyenda - Mostrar/ocultar la leyenda del gráfico.
4. Tipo - visualizar un gráfico circular o en forma de barras.
5. Agrupar por - agrupar los datos del gráfico por usuarios, páginas o coste.

Exportando informes

Usted puede exportar cualquier informe al formato HTML o MS Excel.

1. En el menú Archivo , haga clic en Exportar.
2. Seleccione el formato del fichero para exportar.
3. Indique el nombre del fichero y haga clic en Aceptar.
4. Una vez exportados los datos con éxito, el programa asociado con los ficheros de este tipo será ejecutado. Por ejemplo, Internet Explorer para html o MS Excel para xls

Eliminando entradas

Para eliminar entradas seleccione el informe para una impresora, usuario u ordenador determinados. En el panel derecho de la ventana seleccione una o más entradas y haga clic con el botón derecho del ratón. Seleccione Eliminar entradas seleccionadas en el menú emergente.

Es posible también eliminar entradas para un período de tiempo determinado. Haga clic con el botón derecho en el informe sobre una impresora, usuario u ordenador determinados y luego seleccione Eliminación avanzada en el menú emergente.

Seleccione el intervalo de tiempo para la eliminación y el tipo del intervalo en la ventana del diálogo Eliminación avanzada de entradas. Recurra a la tabla de abajo para más información:

Active la opción 'Compactar base de datos tras eliminación' para compactar y reparar la base de datos después de la eliminación de entradas.

Cobro

O&K Print Watch dispone de la posibilidad de calcular precios diferentes para cada impresora. Para establecer el coste básico para la impresora en el menú Impresora haga clic en Cobro:

Establezca el coste básico por página para la impresora en el campo Coste básico por página.
Por defecto, las opciones avanzadas para cobro por impresión están puestas a 0. Si su impresora es capaz de imprimir en el modo monocromo (para impresoras de color), en el modo de doble cara o soporta tamaños diferentes del papel, establezca los valores apropiados de los campos.

Por ejemplo:
Hay una impresora de color que soporta el modo de doble cara e imprime en el papel A2/A3/A4.

1. Establezca el coste básico por página $0.50.
2. Establezca un descuento de 40% por impresión monocroma .
3. Establezca un sobreprecio de 30% por impresión en el papel grande.
4. Establezca un sobreprecio de 50% por impresión en el papel muy grande.
5. Establezca un descuento de 50% por impresión en doble cara.

Permisos de impresión

Es posible prohibir o pausar la impresión de los documentos para cualquier usuario. Si la impresión está prohibida, todos los documentos del usuario serán eliminados. Si la impresión está pausada, todos los documentos del usuario formarán parte de la cola de impresión con el estado "Pausado". Para ver/establecer los permisos de impresión, use el menú Usuario->Permisos de impresión.

Los permisos de impresión pueden ser establecidos para cualquier impresora o usuario, o para los dos a la vez. Por favor, tenga en cuenta que la configuración personal del usuario tiene más prioridad en comparación con la configuración común «Todos los usuarios».

Por ejemplo:
Usted puede pausar la impresión para todos los usuarios en una impresora y permitir al usuario1 que imprima.

1. Seleccione la impresora para cual desea cambiar la configuración en el campo "Impresora".
2. Seleccione "Todos los usuarios" en el campo "Usuario".
3. Seleccione "Pausar impresión" en el campo "Permisos".
4. Al hacer clic en "Aceptar", todos los documentos enviados a la impresora seleccionada formarán parte de la cola, pero su impresión será pausada.
5. Para permitir al usuario1 que imprima, establezca "Permisos" – "Permitir impresión" para él o ella.

Para establecer los permisos de impresión rápidamente, puede usar el menú contextual del usuario en el árbol izquierdo del programa. Para prohibir/pausar la impresión de documentos para un usuario, haga clic con el botón derecho del ratón y active Cancelar impresión/Pausar impresión. Para deshacer los permisos, desactive estas opciones.

Los usuarios con los permisos de impresión limitados están marcados de la manera siguiente:

	El usuario puede imprimir sin limitación ninguna.
	El usuario no puede imprimir y todos sus documentos serán eliminados.
	La impresión de los documentos del usuario está pausada.

Cola de impresión

Para ver la cola de trabajos de impresión para una impresora determinada seleccione Cola de impresión en el árbol izquierdo del programa. Un informe será mostrado en el panel derecho. Este informe contiene los campos siguientes:

1. Nombre del documento - nombre del documento que se imprime
2. Estado - estado del documento (enviando, imprimiendo, eliminando)
3. Propietario - propietario del documento que se imprime
4. Páginas - número de páginas en el documento
5. Tamaño - tamaño del documento
6. Enviado - hora a la que el documento fue enviado a la cola de impresión

Comandos

Archivo

• Añadir servidor de impresión - seleccionar el servidor de impresión con el servicio O&K Print Watch instalado.
• Quitar servidor de impresión - cesar el monitoreo de un cierto servidor de impresión.
• Imprimir - imprimir el informe corriente.
• Vista preliminar - vista preliminar del informe corriente antes de imprimir.
• Exportar a HTML - exportar el informe corriente al formato HTML.
• Salir - cerrar la aplicación.

Editar

• Buscar - busca el texto introducido en el informe corriente.

Ver

• Barra de herramientas - muestra u oculta la barra de herramientas.
• Barra de estado - muestra u oculta la barra de estado.
• Actualizar - actualiza el informe corriente.

Impresora

• Añadir impresora - agrega una impresora al monitor de impresión.
• Quitar impresora - quita la impresora de la lista de impresoras monitoreadas.
• Cobro - establece el coste por las páginas impresas.
• Pausar impresión - pausa la impresora seleccionada; ningún trabajo será impreso mientras la impresora esté pausada.
• Utilizar por defecto - convierte la impresora seleccionada en la impresora por defecto.
• Modo de detección - establece el modo de detección del lenguaje de la impresora.
• Eliminar trabajos de impresión - elimina todos los trabajos de impresión de la cola de la impresora seleccionada.
• Opciones de documento por defecto - muestra la hoja de propiedades que le permite configurar las opciones por defecto para todos los documentos que se imprimen en la impresora seleccionada.
• Propiedades - muestra la hoja de propiedades que le permite configurar todas las opciones relacionadas a la impresora.

Documento

• Pausa - pausa el documento o documentos seleccionados.
• Reanudar - reanuda la impresión del documento o documentos seleccionados.
• Reiniciar - reinicia la impresión del documento o documentos seleccionados.
• Cancelar - elimina el documento o documentos seleccionados de la cola de la impresora.
• Propiedades - permite configurar algunas propiedades del trabajo, incluyendo la prioridad y la notificación al propietario del trabajo.

Herramientas

• Base de datos - muestra el tamaño corriente de la base de datos y el número de entradas y también permite compactar o repararla.
• Eliminar bloque de entradas - elimina entradas para un período de tiempo determinado.
• Contraseña - establece contraseña para ejecutar el programa.
• Actualización automática - establece las opciones de actualización automática del informe.

Ayuda

• Ayuda - muestra el archivo de ayuda.
• Acerca de - muestra la información acerca de este programa (incluyendo la información sobre la versión) y proporciona acceso a nuestro servicio de soporte técnico.

Menú contextual del servidor de impresión

• Información sobre licencia - muestra la información sobre la licencia para un servidor de impresión determinado.

Estructura de la base de datos

O&K Print Watch guarda toda la información acerca de la impresión en el archivo prnwatch.mdb. Este archivo es la base de datos en el formato de Microsoft Access 97. Usted puede crear sus propios informes utilizando el programa MS Access.
Nota importante: Microsoft Access abre los archivos mdb con los derechos de acceso exclusivo. Esa es la razón por la que, cuando usted abre el archivo prnwatch.mdb utilizando Microsoft Access, el programa O&K Print Watch es incapaz de guardar cambios en este archivo (por ejemplo, mientras el archivo prnwatch.mdb esté abierto en Microsoft Access, ninguna información acerca de trabajos de impresión podrá ser guardada en la base de datos).

Tablas:

Tabla Impresoras (Printers)

Tabla Usuarios (Users)

Tabla Ordenadores (Computers)

Tabla PrnUsers

Tabla PrnComps

Tabla PRNDATA

PaperSize puede ser puesto a uno de los valores predeterminados siguientes. Vea la descripción de la estructura MDSDN DEVMODE para el miembro dmPaperSize para obtener la información detallada.

Por ejemplo:

Tabla PaperGroups

Tabla PaperSize

Tabla PrinterCharge

Tabla PrnPermissions

Compactando y reparando la base de datos

Cuando elimina entradas del archivo de la base de datos .mdb, el tamaño actual de la base de datos no cambia. Si controla mucha actividad de impresión, el archivo prnwatch.mdb puede crecer hasta un tamaño enorme. Para prevenirlo le recomendamos compactar y reparar el archivo de la base de datos.

1. Para hacerlo, seleccione Herramientas->Base de datos en el menú principal.
2. Verá la caja de diálogo que contiene la información sobre el tamaño corriente de la base de datos y el número total de las entradas de la base de datos.

Para compactar y reparar la base de datos haga clic en el botón Compactar.

NOTA: El proceso de 'compactar y reparar' exige derechos exclusivos de acceso al archivo de la base de datos. Por eso, el servicio O&K Print Watch será parado antes de compactar o reparar los datos y será reiniciado, una vez acabada la operación correspondiente.

Derechos de autor y marcas comerciales

• POSTSCRIPT® - marca comercial de Adobe Systems Incorporated.
• PCL®(Printer Command Language®) - marca comercial de Hewlett Packard Company.
• Epson ESC/P® - marca comercial de SEIKO EPSON Corporation.
• Epson ESC/P2® - marca comercial de SEIKO EPSON Corporation.
• Microsoft®,Windows®, Windows NT/2000/XP®, Win32® - marca comercial de Microsoft Corporation