• Установка
• Быстрый старт
• Отчеты
• Группы пользователей
• Диаграммы
• Экспорт данных
• Удаление записей
• Стоимость печати
• Действия печати
• Просмотр изображений распечатанных заданий
• Квоты печати
• Очередь печати
• Веб сервер
• Учетные записи печати

Установка

1. Скачайте prnwatch.exe.
2. Войдите с правами администратора в систему Windows NT/2000/XP установленную на комьютере с подключенными принтерами.
3. Закройте все запущенные программы.
4. Запустите setup.exe и следуйте инструкциям на экране.

Программа состоит из двух компонент –

1. O&K Print Watch Service устанавливается на принт-сервере, обрабатывает все события печати, сохраняет их в базу и управляет принт-сервером.
2. Control program пользовательский интерфейс для просмотра статистики и управления принт-сервером.

При установке O&K Print Watch Service вам необходимо выбрать тип базы данных, которая будет использована для сохранения всей статистики и настроек.

• MS Access - в качестве базы данных будет использован файл pw4db.mdb.
• MS SQL Server – в качестве базы данных будет использован MS SQL Server.

Если вы установили MSDE и выбрали тип базы данных MS SQL Server, в этом случае создание и конфигурация базы данных будет произведено автоматически.

Если вы не устанавливали MSDE и выбрали тип базы данных MS SQL Server, в этом случае в качестве сервера базы данных должен быть использован уже существующий в вашей сети SQL Server. Вам необходимо указать имя сервера, имя администратора SQL Server (к примеру sa), и его пароль. Для соединения с существующим SQL Server, используется аутентификация SQL.

Программа установки создаст базу данных на указанном сервера и пользователя под которым O&K Print Watch будет работать с этой базой.

Пароль администратора SQL необходим только на этапе создания базы. В дальнейшем он нигде не сохраняется и не используется.

Мы рекомендуем использовать MS SQL Server вместо MS Access для более быстрой и надежной работы базы данных.

Удаление

1. Выберите Добавить/Удалить программу в Панели Управления.
2. Выберите O&K Print Watch в списке установленных программ и щелкните на Добавить/Удалить.
3. Следуйте инструкциям на экране.

Быстрый старт

Следуйте этим простым шагам:

• Войдите в Windows NT/2000/XP/2003 Server систему с правами администратора.
• Запустите O&K Print Watch
• ВАЖНО: Вы можете установить пароль на запуск программы. Для этого выберете пункт меню Настройка-> Пароль. При следующем старте программы. вам будет необходимо ввести пароль для продолжения работы.
• Выберите пункт меню Файл->Добавить Принт Сервер. Введите имя принт-сервера (к примеру, MY-SERVER) в окне диалога или кликнете кнопку Обзор для поиска сервера в сетевом окружении. После того, как вы добавите принт-сервер, иконка в левом дереве O&K Print Watch Control Program будет показывать его статус.

• Выберите пункт меню Принтер->Добавить Принтер,в появившемся окне будут показаны все принтеры,установленные ЛОКАЛЬНО на выделенном принт-сервере и которые еще не мониторятся.
• Выделите принтеры для которых вы хотите вести аудит.Как только это будет сделано, статистика для принтера будет сохраняться.

После запуска O&K Print Watch Service вы будете получать всю информацию о напечатанных заданиях.Для просмотра статистики по конкретному принтеру, выделите его в левом дереве программы.

Для прекращения сбора статистики с принт-сервера, используйте пункт меню: Файл->Удалить Принт Сервер.

Для прекращения сбора статистики с принтера, отметьте его в левом дереве и выберите пункт меню Принтер->Удалить Принтер.

Отчеты

Отчет распечатанных документов на определенном принтере - для создания этого отчета отметьте принтер в левом дереве программы. Отчет будет показан в правом окне программы. Он содержит следующие поля:

1. Пользователь - Имя пользователя, который создал задание печати.
2. Компьютер - Имя компьютера, где было создано задание.
3. Документ - Имя документа.
4. Страницы - Число страниц в задании.
5. Стоимость - Стоимость задания.
6. Размер - Размер задания в байтах.
7. Дата - Дата и время создания задания.
8. Размер бумаги - Размер бумаги задания.
9. Цвет - Цветовой режим печати.
10. Дуплекс - двусторонний режим печати.

Отчет распечатанных документов определенным пользователем - для просмотра этого отчета, разверните элемент принтера в левом дереве и выделите пользователя. Отчет будет показан в правом окне. Отчет содержит следующие поля:

1. Компьютер - Имя компьютера, где было создано задание.
2. Документ - Имя документа.
3. Страницы - Число страниц в задании.
4. Стоимость - Стоимость задания.
5. Размер - Размер задания в байтах.
6. Дата - Дата и время создания задания.
7. Размер бумаги - Размер бумаги задания.
8. Цвет - Цветовой режим печати.
9. Дуплекс - двусторонний режим печати.

Отчет распечатанных документов с определенного компьютера - для просмотра этого отчета, разверните элемент принтера в левом дереве и выделите компьютер. Отчет будет показан в правом окне. Отчет содержит следующие поля:

1. Пользователь - Имя пользователя, который создал задание печати.
2. Документ - Имя документа.
3. Страницы - Число страниц в задании.
4. Стоимость - Стоимость задания.
5. Размер - Размер задания в байтах.
6. Дата - Дата и время создания задания.
7. Размер бумаги - Размер бумаги задания.
8. Цвет - Цветовой режим печати.
9. Дуплекс - двусторонний режим печати.

Суммарный отчет по пользователям или компьютерам - для просмотра этого отчета, разверните элемент принтера в левом дереве и выделите элемент Пользователи или Компьютеры. Отчет будет показан в правом окне. Отчет содержит следующие поля:

1. Пользователь или Компьютер - Имя компьютера или пользователя, создавших задание печати.
2. Всего - Общее число распечатанных документов.
3. Страницы - Общее число страниц в задании.
4. Стоимость - Стоимость всех распечатанных заданий.
5. Размер - Общий размер всех заданий в байтах.
6. Размер бумаги - Размер бумаги задания.
7. Цвет - Цветовой режим печати.
8. Дуплекс - двусторонний режим печати.

Для обновления отчета отметьте пункт меню Вид->Обновить.

Для поиска строки в отчете, отметьте пункт меню Редактировть->Найти.

Для печати отчета отметьте пункт меню Файл->Печать.

Для предварительного просмотра перед печатью отметьте пункт меню Файл->Предварительный просмотр.

По умолчанию, каждый отчет создается из последних 500 записей. Для изменения периода отчета и числа записей, отметьте интересующий вас элемент в левом дерерве и нажмите правую кнопку мыши. Выберете пункт меню Параметры отчета.

Группы пользователей

Любой пользователь, который что-либо печатает, может быть включен в группу пользователей. Статистика печати может быть просмотрена по каждой такой группе пользователей. Так же каждой группе может быть назначена квота печати, которая распространяется на всех членов группы.

Для управления группами пользователей используйте пункт меню Пользователь->Группы Пользователей.

ВАЖНО: Вы можете удалить только пустую группу. Перед удалением, необходимо удалить из группы всех членов.

Создание группы пользователей.

• Имя группы – имя создаваемой группы пользователей.
• Описание – описание группы пользователей, опциональный параметр.
• Пользователи – список пользователей не являющихся членами данной группы.
• Члены группы – список пользователей, являющихся членами данной группы.

ВАЖНО: Каждый пользователь может быть членом только одной группы. Если вы добавляете в новую группу члена другой, это автоматически ведет к исключению данного пользователя из числа членов старой группы.

Отчеты печати по группам пользователей.

1. Группа или Член группы – имя групы или члена группы.
2. Документы – число напечатанных документов.
3. Размер – объем напечатанных документов.
4. Страницы – число напечатанных страниц.
5. Стоимость – стоимость напечатанных документов.

Диаграммы

Каждая диаграмма имеет следующие настройки.

• Начальная дата - начальная дата отчета.
• Конечная дата - конечная дата отчета.
• Показать легенду - показать/скрыть легенду диаграммы.
• Тип - тип диаграммы.
• Группировать - группировать данные диаграммы по страницам, документами или стоимости.

Экспорт данных

1. В меню Файл выберите пункт Экспорт.
2. Выберите формат для экспорта.
3. Укажите имя файла и нажмите OK.
4. После завершения экспорта будет запущено приложение для просмотра данных. Для примера, Internet Explorer для html или MS Excel для xls.

Важно: Для экспорта в MS Excel формат, у вас должен быть установлен MS Excel.

Удаление записей

Для удаления записей выберете отчет для принтера, пользователя или компьютера. В правом окне выделите одну или несколько записей и щелкните правой кнопкой мыши. Выберите пункт меню Удалить выбранные записи.

Вы так же можете удалить записи за определенный интервал времени. Кликнете правой кнопкой мыши на принтере, пользователе или компьютере и выберите пункт меню Расширенное Удаление.

Выберите период и тип временного интервала в диалоге Расширенное удаление записей.

Стоимость печати

O&K Print Watch позволяет вам установить различную стоимость печати для каждого принтера и каждого размера бумаги. Выделите принтер в левом дереве и используйте пункт меню Принтер->Стоимость для доступа к настройкам стоимости.

Базовая стоимость страницы задается в поле Базовая стоимость страницы.

Если принтер поддерживает цветную или двустороннюю печать, вы можете указать соответсвующие значения для Монохромной и Двусторонней печати.

Различные размеры бумаги объединены в Группы. Для каждой группы вы можете указать уменьшение или увелечение стоимости. Следующие группы являются встроенными LARGE, VERY LARGE и EXTRA LARGE.

Пример:

1. Установите базовую стоимость страницы $0.05. Для формата A4.
2. Установите скидку 40% для монохромной печати.
3. Установите увеличение стоимости на 30% для группы LARGE. Для A3.
4. Установите увеличение стоимости на 50% для группы VERY LARGE. Для A2.
5. Для двусторонней печати установите скидку 50%.

Используйте кнопки Добавить, Редактировать, Удалить для управления группами бумаги.

Для просмотра и изменения принадлежности размеров бумаги группам используйте кнопку Размеры бумаги.

ВАЖНО: Названия размеров бумаги и группы общие для всех принтеров, Базовая стоимость страницы, скидки для режимов печати и групп индивидуальны для каждого принтера.

Действия печати

Для любого объекта следущих типов – принтер, пользователь, группа пользователей, могут быть заданы действия печати. Эти действия обозначают, каким образом будет обработано задание печати, принадлежащее объекту( принтеру, пользователю или группе). Для того, чтобы просмотреть или отредактировать действия печати ,используйте контекстное меню объекта принтер, пользователь, группа в левом дереве программы( правый клик мыши на объекте в дереве). Выберите пункт меню Свойства и перейдите на закладку Действия.

• Напечатано – документ будет распечатан.
• Отменено – документ будет отменен. Объект, для которого установлена эта опция, не сможет распечатать ни одного документа.
• Приостановлено – документ будет помещен в очередь печати и его печать будет приостановлена.
• Pin-code – документ будет помещен в очередь печати и его печать будет приостановлена. Для продолжения печати пользователю будет необходимо ввести пин-код. Для этого на компьютере пользователя должен быть установлен O&K Print Watch Authentication Client.
• Перенаправлено на аккаунт – документ будет помещен в очередь печати и его печать будет приостановлена. Для продолжения печати пользователю будет необходимо указать, какой учетной записи печати принадлежит данный документ. Для этого на компьютере пользователя должен быть установлен O&K Print Watch Authentication Client.

Иерархия действий печати для объектов представлена в виде: Пользователь->Группа пользователей->Принтер. Как это работает? При печати пользователем какого-либо документа, O&K Print Watch сначала проверит установленные действия для этого пользователя, затем для группы, в которую данный пользователь входит и затем для принтера на который отправлено задание.

Если ни у одного объекта действия печати не заданы – документ будет распечатан.

Пример1:

Пример2:

Просмотр изображений распечатанных заданий

Каждое задание печати может быть сохранено в базу, для его последующего просмотра в виде изображения. Для этого выберите объект, для которого необходимо сохранять задания и установите для него опцию – Сохранять образ каждого напечатанного задания.

В детальных отчетах, сохраненные документы будут выделены голубым цветом и обозначены иконкой O&K Print Watch - . Для того, чтобы просмотреть изображение, используйте правый клик мыши на таком документе в отчете и выберете пункт меню Просмотр содержимого задания.

Квоты печати

Процесс печати каждого объекта(принтер, пользователь или группа пользователей) может быть ограничен квотой. При достижении лимита, все последующие документы будут обработаны в соответствием с установками квоты. Для просмотра и редактирования используйте пункт меню Пользователь->Квоты Печати.

При установке объекту квоты печати, необходимо задать режим обработки документов при достижении лимита.

• Удалено – удалять все документы посланные на печать.
• Остановлено – помещать в очередь и приостанавливать печать посланных документов.

Ограничение печати балансом.

ВАЖНО: Если стоимость печати на принтере не задана, цена каждого напечатанного документа будет равно 0. В этом случае баланс квоты не будет уменьшен и лимит никогда не будет достигнут.

• Ежедневно – автоматически увеличивать баланс каждый день.
• Еженедельно – каждую неделю.
• Ежемесячно – каждый месяц.

Пример:

Ограничение печати каждого задания.

Пример:

Дополнительные ограничения.

Пример:

Опция Сохранить задание после срабатывания квоты означает, что любой документ, посланный на печать после достижения квоты будет сохранен в базе данных.

Очередь печати

1. Имя документа - имя печатаемого документа.
2. Статус - статус документа (подкачка, печать, удаление).
3. Владелец - владелец документа.
4. Страницы - число страниц документа.
5. Размер - размер документа.
6. Создан - время создания задания печати.

Веб сервер

O&K Print Watch Service включает http сервер. Вы можете просматривать статистику в любом интернет браузере.

По умолчанию порт доступа к http серверу - 8989. К примеру, O&K Print Watch Service установлен на принт-сервере OFFICE_SERVER, используйте адрес http://OFFICE_SERVER:8989 в вашем браузере.

Вы можете поменять порт http сервера или запретить запуск веб сервера. Выделите принт-сервер и кликнете правой кнопкой мыши на нем.

Выберите пункт меню "Веб сервер".

Учетные записи печати.

Учетная запись печати – это новая возможность расширить и детализировать статистику печати в тех случаях, когда анализа по имени пользователя недостаточно. Например, учетные записи печати могут быть использованы в следующих случаях:

1. Некоторые или все пользователи используют одно и ту же учетную запись Windows для авторизации в сети. При таких условиях, все распечатанные документы будут учтены для одного и того же имени. Чтобы избежать этого и получить детализированную статистику по каждому пользователю, необходимо использовать учетные записи печати. При печати любого документа, пользователь должен будет указать, какой учетной записи следует сопоставить данное задание.
2. Часто бывает необходимо вести статистику печати не только по пользователям, но и по проектам над которыми они работают. В этом случае, для каждого проекта можно завести учетную запись печати и все задания этой учетной записи будут составлять историю печати проекта.

Создание учетной записи печати.

Для создания новой учетной записи печати и управления существующими, используйте пункт меню Пользователь → Учетные записи печати.



Учетная запись печати может быть отключена. В этом случае вы сможете просматривать статистику данной учетной записи, но при печати новых заданий, отключенная учетная запись не может быть выбрана.

Использование учетных записей печати.

Для использования учетной записи печати необходимо создать действие у принтера, пользователя или группы пользователей «Перенаправить на учетную запись». Используйте пункт контекстного меню объекта Свойства → Действия печати → Перенаправить на учетную запись.

Для показа оповещений о перенаправлении задания и выбора учетной записи на компьютере пользователя должен быть установлен O&K Print Watch Authentication Client При печати задания, пользователю будет предложено выбрать, какую учетную запись использовать для документа.



Для любой учетной записи могут быть установлены квоты и действия печати. К примеру, для того чтобы перенаправление задания на конкретную учетную запись производилось только по паролю или PIN-коду, необходимо задать действие Pin-код для этой учетной записи. В этом случае, после выбора учетной записи, пользователь должен быть будет ввести пароль для печати документа.

Просмотр статистики учетных записей печати осуществляется аналогично остальным объектам. Для этого в левом дереве программы выберете закладку «Учетные записи».

Up

© 2003 O&K Designed by RaysLab